GESTIONE DEL TEMPO: 5 passi per essere sicuro che stai davvero usando il tuo tempo

by Veronica Gianello

Stai usando il tuo tempo per fare davvero quello che vuoi? Se la risposto è no… Perché? Certo, abbiamo delle responsabilità, commissioni da sbrigare, scadenze; ma come gestisci i tuoi impegni? Quanto tempo ti sfugge dalle mani senza che tu te ne accorga? Quanto del tuo tempo puoi dire essere davvero tuo?

 

Ricorda: il tuo tempo è solo tuo. 

Tu hai controllo sul tuo tempo, tu stabilisci le tue priorità.

Per evitare che il tuo tempo diventi il tempo degli altri, ecco qualche consiglio e qualche tecnica per ottimizzarlo e gestirlo al meglio:

 

1. Saper dire di no

Quali sono le cose che vuoi davvero fare? Prova a pensare alle cose che devi fare e segnale in agenda, pensa poi alle cose che vuoi fare davvero e segna anche quelle. Quante volte ti capita che ti arrivino delle proposte che non ti entusiasmano troppo, ma alle quali non vuoi dire di no? Quante volte lo fai per educazione? Quante volte chi ti chiede qualcosa lo fa solo perché sa che dirai di sì? Spezza questo circolo. Rileggi la tua agenda: cosa devi e cosa vuoi. Fine. Tutto il resto è variabile. Lasciati del tempo in sospeso per permetterti di chiederti cosa ti va di fare in quella finestra di tempo, o per completare qualche commissione che rimandi da un po’, o per accettare una proposta last-minute. La tua agenda non ha bisogno di essere costantemente intasata. E sai una cosa? Dire di no non è sinonimo di maleducazione.

 

2. Focus del giorno

Scegli una cosa che sarà la priorità della giornata. Il tuo obiettivo primario è portare a termine quella priorità. Ci saranno giornate in cui sarà più facile, altre in cui sarà più difficile, ma credimi: dare rilievo a un aspetto della tua agenda ti permetterà di aumentare la tua produttività una volta che quel compito sarà completato. Il focus quotidiano riguarda tutte le sfere della vita: un giorno sarà l’incontro con un cliente, fare una chiamata molto importante, ultimare un progetto. Altri giorni sarà festeggiare un compleanno, preparare la cena a qualcuno di speciale, bere un caffè con quell’amica che non vedi da un sacco. Non sempre il tuo focus ti piacerà, ma portarlo a termine ti aiuterà a ottimizzare e godere il resto del tempo che non dedicherai al focus. 

 

3. Lista delle priorità

Una volta deciso il tuo focus del giorno, stila una lista del resto delle cose che devi fare durante la giornata. Avere un’immagine visiva ti aiuterà ad avere più ordine in testa. Può essere utile evidenziare con colori diversi le cose da fare in base alla loro priorità. Può sembrare che non sia così, ma anche cancellare le voci man mano che le porti a termine genera piacere e ti permette di lavorare meglio verso le altre voci. 

 

4. Blocchi di tempo 

I blocchi di tempo sono uno strumento molto usato per portare a termine i compiti, li puoi creare e adoperare anche insieme ad altre tecniche di organizzazione del tempo. Si tratta di dare ad ogni compito, o almeno ai più importanti, un tempo preciso. Se, ad esempio, hai chiaro quale sarà il tuo focus del giorno, puoi decidere di fissare un numero di ore preciso per portarlo a termine. Questa tecnica è utile per i procrastinatori, che senza una scadenza temporale potrebbero far fatica a ottimizzare i tempi. Darsi delle scadenze auto-imposte è inoltre un ottimo modo per lavorare anche sugli impegni che prendiamo con noi stessi, non solo per rispettare le tempistiche imposte dagli altri. 

 

5. Tempo protetto

Soprattutto quando hai molto lavoro, molti impegni, o se sei un lavoratore autonomo, è importante che tu protegga il tuo tempo. L’esperienza pandemica ha rivoluzionato il nostro modo di lavorare e, sebbene abbia sicuramente portato molti aspetti positivi, ha introdotto potenziali rischi. C’è sempre tempo per una chiamata su Zoom, per un meeting all’ultimo, per del lavoro extra perché ‘tanto è online’. No, che sia virtuale o di persona, si tratta sempre del tuo tempo. Se lo spezzetti e lo interrompi continuamente ne intaccherai la qualità. Per questo è importante sapere cosa devi fare e quanto tempo ti serve. Se sai che la mattina è un momento prezioso per lavorare su quell’obiettivo che ti richiede la massima concentrazione, non accettare compromessi: programma chiamate, extra e meeting in uno slot temporale diverso. Lo stesso vale per gli affetti. 

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